A matriz SWOT e a nova versão da ISO 9001

A matriz SWOT é uma ferramenta utilizada para análise de cenário ou ambiente, sendo usada como base para gestão e planejamento estratégico de uma organização. Um dos itens da nova versão da ISO 9001 é, inclusive, a implementação da Matriz SWOT.

Conhecendo a matriz SWOT

Indicada para organizações de todos os portes. A análise SWOT consiste basicamente na análise dos seguintes pontos:

• Fortes (Strenghts)
• Fracos (Weaknesses)
• Oportunidades (Opportunities)
• Ameaças (Threats) de um negócio.

A análise SWOT é um importante instrumento utilizado para o planejamento estratégico que consiste em recolher dados importantes que caracterizam o ambiente interno (forças e fraquezas) e externo (oportunidades e ameaças) da empresa.

As informações referidas abaixo devem ser enquadradas nas categorias SWOT para análise do cenário da empresa:

• Strengths (forças) – vantagens internas da empresa em relação às concorrentes. Ex.: qualidade do produto oferecido, bom serviço prestado ao cliente, solidez financeira, etc.
• Weaknesses (fraquezas) – desvantagens internas da empresa em relação às concorrentes. Ex.: altos custos de produção, má imagem, instalações desadequadas, marca fraca, etc.;
• Opportunities (oportunidades) – aspectos externos positivos que podem potenciar a vantagem competitiva da empresa. Ex.: mudanças nos gostos dos clientes, falência de empresa concorrente, etc.;
• Threats(ameaças) – aspectos externos negativos que podem colocar em risco a vantagem competitiva da empresa. Ex.: novos competidores, perda de trabalhadores fundamentais, etc.

Análise SWOT cruzada

A análise SWOT cruzada é baseada em cruzar as informações dos quatro quadrantes, de forma a obter um resultado que permita delinear estratégias importantes para o futuro da empresa.

Para a análise SWOT Cruzada é preciso primeiro fazer uma análise clara do ambiente, ou seja pesquisar profundamente as forças e fraquezas e saber identificar as oportunidades e ameaças.

Para cada cruzamento é importante saber criar objetivos/estratégias:

• Pontos fortes x Oportunidades = estratégia ofensiva / desenvolvimento das vantagens competitivas.
• Pontos fortes x Ameaças = estratégia de confronto para modificação do ambiente a favor da empresa.
• Pontos fracos x Oportunidades = estratégia de reforço para poder aproveitar melhor as oportunidades.
• Pontos fracos x Ameaças = estratégia defensiva com possíveis modificações profundas para proteger a empresa.

Organização da análise do SWOT

A análise SWOT é uma ótima opção para quem deseja organizar seus brainstormings. Crie uma planilha definindo estratégias que:

• Aproveitem as oportunidades do mercado;
• Aproveitem as forças internas;
• Corrijam as fraquezas internas;
• Neutralizem ou reduzam o efeito das ameaças externas ou, ainda, possibilitem caminhos alternativos (ter um plano B);

A análise SWOT é vista como a melhor maneira de direcionar as estratégias de acordo com os ambientes de reflexão, atitude e melhoria contínua nas empresas e para o processo de planejamento estratégico. Você também poderá pontuar os impactos através de uma matriz e chegar a um ranking para as ações a serem tomadas.

A matriz SWOT e a ISO 9001:2015

A seguir, fundamentações sobre análise dos pontos fortes e fracos, ameaças e oportunidades a partir da ISO 9001:2015.

• Pontos fortes: exclusão do requisito 8.5.3, a ação preventiva que agora está explicito em toda a norma principalmente no requisito 6.1 para enfrentar os riscos e oportunidades. A utilização da ação preventiva é automática quando um sistema de gestão é baseado no risco.

Este requisito tem como objetivo então a melhoria e garantia de segurança de que os resultados do SGQ sejam atingidos agindo de forma preventiva, determinando ações para enfrentar riscos e oportunidades visto que no requisito 4.1 onde a organização deve determinar fatores internos e externos, que são relevantes para o propósito de seu direcionamento estratégico e que afetam sua capacidade de atingir os resultados pretendidos para seu sistema de gestão da qualidade.

No item 4.4 fica claro no sub requisito f) onde a empresa deverá determinar os riscos e oportunidades de acordo com o requisito 6.1 e planejamento de ações para enfrenta-los.

Item 5.1.2 – foco nos clientes onde a alta direção deve demonstrar liderança e comprometimento ao foco no cliente assegurando o sub requisito

1. b) que os riscos e oportunidades que possam afetar a conformidade do produto e serviços e a capacidade para aumentar a satisfação do cliente são determinados e alcançados.

Item 6.1 – gestão de riscos.

Item 8.1 – planejamento e controle operacional: onde a organização deve planejar, implementar e controlar os processos, como delineado em 4.4, necessários para atender os requisitos para fornecimento de produtos e serviços e para implementar as ações determinadas em 6.1.8.3.3 – entradas de projetos e desenvolvimento.

• Ponto fraco: a exclusão como requisito obrigatório do manual da qualidade e dos seis procedimentos e registros que uma organização devia manter ou reter para a eficácia de um sistema de gestão da qualidade e os procedimentos obrigatórios.

Requisito 4.4 – organização deve manter informação documentada na extensão necessária, para suportar a operação dos processos em se manter informação documentada na extensão necessária para ter confiança de que os processos estão sendo realizados com planejamento.

Um sistema documentado é mais fácil de ser controlado e monitorado, procedimentos e instruções de trabalho são uma maneira de se manter o Know how das organizações e descrevem como fazer os requisitos da norma, quando documentados este know how os processos/informações não ficam baseados em pessoas.

As organizações devem manter a lista mestra de documentos da versão anterior também.

• Oportunidades: este requisito determina entre outras coisas que a organização deve determinar as partes interessadas e que são relevantes para o sistema de gestão da qualidade.

A alta direção deve estar sempre comprometida, para que se tenha um melhor planejamento estratégico.

• Ameaças: Auditores de certificadoras mal capacitadas e sem conhecimento técnico o suficiente para uma auditoria eficaz e imparcial.

Com a publicação da ISO 9001:2015 passa a ser validada a nova versão da norma, com isso todos profissionais da gestão da qualidade da versão anterior deveram realizar um up grade na versão 2015.

Os mesmos deverão ter conceitos de gestão de negócios, já que a norma está mais focada neste ponto em que muitos profissionais de qualidade e auditores no mercado terão de se adaptar, implementar e realizar as auditorias na revisão 2015.

Caso a sua empresa esteja precisando melhorar a gestão como um todo, basta entrar em contato com a Consultoria Online Verde Ghaia. Focada na implementação das normas da ISO, a Consultoria Online VG reduz os custos de implementação da ISO 9001 até 60% do valor comparado a consultoria presencial e auxilia os empresários desde a implementação dos requisitos até a conquista do selo de qualidade. Lembrando que embora seja online, há visitas pontuais dos consultores às organizações.

Vale ressaltar também, que a Verde Ghaia pode ajudá-lo no gerenciamento dos resíduos que sua empresa produz a partir dos serviços da VG Resíduos.  A startup conta com o mercado de resíduos que proporciona o diálogo entre tratadores e produtores de resíduos, entre outros benefícios nessa área.