5 razões para contratar uma empresa especializada em sistemas de gestão

Quando uma empresa decide implantar um sistema de gestão, surge a dúvida: como as normas ISO e afins são implementadas? É aqui que entra o trabalho das empresas especializadas em sistemas de gestão.

Existem vários tipos de consultoria no mercado, é necessário distinguir as consultorias de gestão das consultorias especializadas em sistemas de gestão, pois são conceitos diferentes apesar da semelhança no nome.

As consultorias de gestão trabalham com processos, indicadores, melhoria de desempenho e etc. Elas podem ser compostas por uma equipe ou por apenas um profissional especialista que ajudará a empresa a se organizar do ponto de vista administrativo.

Já as consultorias especializadas em sistemas de gestão, atuam na implementação de soluções estruturais, sendo as mais famosas as normas do sistema ISO (ISO 9001, ISO 14001 e etc.).

Quando é tomada a decisão pela implementação do sistema de gestão, a empresa pode optar fazer o projeto por conta própria, contratar um profissional para ajudar ou utilizar os serviços de uma consultoria especializada neste tipo de projeto.

Todavia, caso a organização opte por fazer ela mesma todo o processo, implica em algumas dificuldades que poderiam ser evitadas na contratação de uma consultoria expert no assunto.

Por essa razão, vamos apresentar a seguir, as cinco razões para se contratar uma empresa especializada em sistemas de gestão.

Razão 1 – Os riscos da implementação de um sistema de gestão por conta própria são altos

A primeira razão que iremos destacar para a contratação de uma empresa especializada em sistemas de gestão é a questão do risco. Um projeto deste tipo envolve um investimento considerável, além do mais, a companhia será avaliada por um organismo certificador independente, o qual atestará a conformidade ou não ao sistema de gestão pretendido.

Caso as coisas não fiquem perfeitas, poderá haver um desperdício de recursos em função da reprovação, além do retrabalho para a adequação para a próxima auditoria.

Outra questão que conta é o tempo, uma vez que se algo der errado, a empresa candidata à certificação ficará mais tempo sem o selo, o que pode comprometer algum de seus negócios que dependam da certificação ISO, como é o caso de muitas companhias.

Ao contratar uma empresa especializada, os riscos são ínfimos, uma vez que todo o processo será conduzido por profissionais que possuem experiência exclusiva para este tipo de projeto em companhias dos setores mais diversos da economia.

Razão 2 – Existe um alto custo de aquisição de conhecimento técnico

Quando a empresa decide implementar por conta própria, ela designará alguém para cuidar do projeto, neste caso, o funcionário selecionado precisará aprender sobre a norma e sobre o projeto de implementação do sistema.

Há cursos para isso, contudo, será necessário um bom investimento, tanto de tempo quanto de dinheiro para a formação do profissional.

Ademais, após a aquisição do conhecimento técnico, deverá ser feita a replicação da informação para os demais funcionários, os quais atuarão no projeto em conjunto com o consultor interno. Tudo isso requer investimento de recursos e de tempo.

Razão 3 – O know-how e a experiência não podem ser adquiridos em cursos

Caso a empresa tenha enviado um de seus funcionários para obter formação em implementação de sistemas de gestão, ele poderá retornar com o conhecimento técnico necessário, contudo, haverá ainda uma deficiência no profissional recém-formado, a ausência de experiência e know-how.

Este tipo de conhecimento é tácito e só se obtém após atuar em projetos de diferentes companhias, executando ações de naturezas distintas e ter seu trabalho submetido à avaliação de diversos auditores, os quais podem adotar alguns critérios diferentes em cada tipo de análise.

O know-how é algo que não pode ser adquirido em cursos ou treinamentos, apenas o tempo e a experiência podem concedê-los. Recursos que uma empresa especializada em sistemas de gestão investiu e continua investindo desde a sua fundação.

Razão 4 – Empresas especializadas em sistemas de gestão possuem ferramentas específicas

As ferramentas são outra vantagem das consultorias especializadas em sistemas de gestão. No caso da Verde Ghaia Consultoria Online, existe a plataforma de consultoria, a qual fica disponível via internet, permitindo que as consultas sejam respondidas em tempo real.

O responsável interno envia a evidência ou resultado de cada ação e o consultor imediatamente avalia e reponde com o feedback necessário. Tudo isso confere uma agilidade ímpar ao processo, agilizando e barateando o projeto.

O sistema também organiza toda a documentação e os procedimentos que deverão ser executados ao longo da implementação da norma. Possui ainda outros módulos, como o de gestão de documentos especiais e de auditorias, permitindo que processos robustos sejam conduzidos por profissionais da empresa contratante com conhecimentos básicos sobre o assunto.

Razão 5 – Empresas especializadas em sistema de gestão dão garantia de aprovação na auditoria

Um outro ponto positivo para as empresas especializadas em sistemas de gestão é a questão da garantia contratual da aprovação do projeto. No caso, a organização contratante recebe a garantia da certificação ou o reembolso do valor pago.

Contudo, este tipo de cláusula só é feito por empresas que executam auditorias internas e podem ter a certeza de que o projeto será aprovado, como é o caso da Verde Ghaia Consultoria Online.

A cláusula de garantia de aprovação é como um selo de confiabilidade em seu próprio trabalho que as empresas especializadas em sistemas de gestão e normas ISO podem exibir para seus clientes.

Quadro Comparativo Entre as diferentes possibilidades para implantação do sistema de gestão;

A implantação de um sistema de gestão é uma decisão muito séria. As versões mais atuais das normas ISO consideram muitos pontos estratégicos, os quais requerem um nível considerável de envolvimento da alta direção da companhia.

Neste sentido não é tão interessante deixar um projeto desta relevância a cargo de profissionais pouco experientes, ainda que competentes. O melhor a se fazer é contar com uma empresa especializada em sistemas de gestão.