5 fatos que você precisa saber para otimizar a certificação ISO 9001

O mito de que a Certificação da ISO 9001 é um processo demorado e caro direcionado apenas para grandes empresas foi quebrado! Aprenda como tornar a certificação ISO 9001 mais simples do que você imagina.

Fato 1: A ISO 9001 é aplicável a pequenas, médias e grandes empresas

ISO 9001 é uma norma de padronização organizacional aplicável a um determinado serviço ou produto. O objetivo da norma ISO 9001 é melhorar a gestão das empresas, podendo ser aplicada em conjunto com outras normas de funcionamento, como normas de saúde ocupacional ISO 45001, de meio ambiente ISO 14001 e ISO 27001.

Tanto no Brasil quanto em outros países as normas ISO já são utilizadas por várias organizações de grande, médio e pequeno porte. Nesse sentido, já não é uma tendência, mas uma realidade a conquista do selo para qualquer porte de empresa.

Portanto, desde as grandes corporações até as microempresas podem usufruir dos benefícios da ISO 9001.

Fato 2 – A certificação da ISO pode ser dividida em 8 passos

Passo 1 – Decida implementar a ISO 9001

O primeiro passo rumo à mudança é COMEÇAR! As organizações precisam estar cientes que implantar um sistema de gestão pode trazer impactos positivos como:

1. A capacidade de prover consistentemente produtos e serviços que atendam aos requisitos do cliente e aos requisitos estatutários e regulamentares aplicáveis;
2. Facilitar oportunidades para aumentar a satisfação do cliente;
3. Abordar riscos e oportunidades associados com seu contexto e objetivos;
4. A capacidade de demonstrar conformidade com requisitos especificados de sistemas de gestão da qualidade.

Buscar apoio especializado é o caminho mais eficaz para obter a certificação. A melhor consultoria é aquela que compreende bem objetivos da empresa, elabora uma estratégia de implementação e cumpre os prazos definidos.

A Verde Ghaia é referência no mercado em Consultoria em Qualidade e conta com a equipe especializada e qualificada tecnicamente para oferecer à sua empresa: diagnóstico inicial; planejamento da implantação do Sistema de Gestão da Qualidade de acordo com a norma ISO 9001:2015; apoio para interpretação e adequação da empresa às exigências da nova versão da norma; auditoria Interna e acompanhamento da Auditoria Externa; opção de Consultoria presencial ou online; ações corretivas para ajustes; acompanhamento até a certificação.

Passo 2 – Defina o método de implantação

Existem alguns métodos de implantação que podem ser adotados pelas empresas que desejam implementar a ISO 9001. É preciso analisar o método mais adequado para cada empresa, o que impactará diretamente no valor de implantação das normas.

As alternativas para contratação de consultorias são:

Método convencional: onde o consultor visita à empresa presencialmente. Cada visita tem um custo onde é incluído o custo de deslocamento e hospedagem. O valor geralmente é muito elevado devido aos gastos de logística e do profissional de consultoria.

Ou

Consultoria online: método onde empresas se disponibilizam para implantar o sistema sem necessitar de deslocamento constante dos consultores. Parte do processo é realizado por ferramenta de gestão e com visitas pontuais do consultor.

Contratar uma empresa especializada em consultoria online para implementação da ISO 9001 contribui para reduzir o custo da certificação.

Passo 3 – Selecione e prepare a equipe

A equipe de gestão deve assegurar a implementação e a manutenção dos processos do Sistema de Gestão. É ela quem informa o desempenho da implementação e as necessidades de melhoria para à direção. Ela também promove a conscientização sobre os requisitos do cliente em toda a organização.

Sua equipe precisa:

• Conhecer a cultura organizacional da sua empresa
• Estar susceptível a mudança
• Contagiar a partir do exemplo
• Desenvolver técnicas e métodos de gestão

Habilidades que irão ajudá-los nas tarefas:

• Iniciativa
• Organização
• Planejamento estratégico
• Análise crítica
• Resiliência
• Negociação

Passo 4 – Faça o diagnóstico

Um diagnóstico bem feito, evita retrabalho, e possibilita um planejamento engajado capaz de solucionar com agilidade as não conformidades.

Com base nas informações do diagnóstico é possível elaborar um PDCA e cronograma detalhado com uma previsão mais realística para obtenção da certificação. No cronograma é possível definir os prazos para cada etapa, responsáveis, verificações e auditorias. Otimizando assim o tempo de implantação!

Passo 5 – Planeje a implantação  

O tempo do projeto varia muito de empresa para empresa e também de acordo com a complexidade da operação. É difícil afirmar um prazo médio, pois a variação é grande. Contudo, através do processo de consultoria online, as empresas têm considerado um prazo médio de seis meses para executar todo o projeto, desde o treinamento até a auditoria externa.

Passo 6 – Implemente os requisitos da ISO 9001

A norma pode ser dividida em 10 itens principais, em cada um deles existem diversos processos da empresa, que devem atender a uma serie de requisitos, tais como:

1. Escopo
2. Referência normativa
3. Termos e definições
4. Contexto da Organização
5. Liderança
6. Planejamento
7. Apoio
8. Operação
9. Avaliação de desempenho
10. Melhoria

Cada um dos itens citados se ramificará em outros subitens, que por sua vez apresentarão as ações que devem ser obedecidas em cada uma das respectivas áreas da organização  que deseja se certificar.

Após ler a norma completa pela primeira vez, o responsável pela implementação pode ficar um pouco confuso sobre a forma de interpretar cada item. Uma das ações necessárias, deverá ser a execução de um curso de interpretação da norma, que deverá ser feito por pelo menos um dos funcionários da empresa.

Em geral, as empresas contratam uma consultoria especializada, para auxiliar na implementação, apesar de não haver uma obrigação formal da contratação.

Uma vez interpretado cada item. Deverá ser gerado um plano de ação com todas as atividades do projeto. Ao implementar-se cada item da norma, deverá ser gerado um procedimento para documentar aquela ação. Os procedimentos serão auditados quando chegar à fase da auditoria externa.

Passo 7 – Realize auditorias e internas e externas 

Após a finalização da implementação dos itens da norma e a geração de todos os procedimentos, a empresa deverá ser submetida à uma auditoria interna, que pode ser feita por um funcionário responsável pelo sistema de gestão da qualidade (caso este possua um curso de auditor interno) ou pela consultoria contratada para o projeto.

A auditoria interna buscará encontrar não-conformidades que possam comprometer a concessão da certificação à empresa. O funcionamento da auditoria interna é como um teste para a auditoria externa. Algumas empresas também chamam essa fase de pré-auditoria

A auditoria externa é o grande momento do projeto. É o dia mais aguardado por quem almeja se certificar na ISO 9001. A auditoria externa deve ser executada por um organismo certificador independente. Após a auditoria, caso não seja encontrada não-conformidade comprometedora da certificação, o selo da ISO será emitido para a empresa

Passo 8 – Contrate a auditoria de certificação

O contrato com o organismo certificador será válido por três anos, ou seja, aquela instituição garantirá que a empresa está adequada aos padrões da ISO por três anos.

Sendo o primeiro ano para a certificação, o segundo para manutenção e o terceiro para recertificação. Os três anos do contrato são chamados de ciclo da certificação. Caso a empresa opte por manter-se certificada, ao fim do terceiro ano deverá ser negociado um novo contrato com a certificadora, para que ela possa manter-se auditando a empresa anualmente e assim, manter o selo da ISO.

Quando a ISO publica uma nova versão da norma, a empresa tem até três anos para adequar-se e passar pela auditoria já com seu sistema de gestão atualizado. Contudo ela pode optar por fazer a auditoria responsável pela migração em qualquer um dos anos do ciclo

 Fato 3 –  Buscar a orientação adequada para implementar a ISO 9001 pode colocar sua empresa a frente da concorrência

As empresas precisam considerar as seguintes despesas para o projeto:

• Treinamento de Interpretação da Norma,
• Consultoria de implementação
• Auditoria externa.

A consultoria de implementação não é um item obrigatório mas é de fundamental importância para a empresa evitar surpresas indesejadas no dia da auditoria externa.

É difícil prever o custo para uma empresa obter a sua certificação, mas pode variar de R$15 mil para uma microempresa a até mais de R$100 mil para uma grande corporação. Isso considerando todos os custos envolvidos no processo.

É importante destacar que:  o valor investido para a certificação vai depender do método de implementação, entre outras variáveis.

Fato 4 – A ISO 9001 pode ser implementada com auxilio online a custo reduzido

As vantagens associadas à contratação de uma consultoria online são:

• Renovação – a consultoria traz para a empresa um conhecimento profundo e aplicado sobre o assunto, uma vez que adquiri experiência em outros clientes;
• Disponibilidade – o consultor dedica-se dentro do prazo estipulado do contrato;
• Neutralidade – os consultores estão preocupados em gerar resultados e não em concorrer por cargos na empresa;
• Tempo – como é definido prazo para a implantação do sistema entre o consultor e a empresa isso faz com que tudo fique mais rápido para ser esclarecido e resolvido;
• Foco – o consultor consegue diagnosticar rapidamente os problemas da empresa;
• Escopo – por trabalharem com projetos e objetivos, o consultor facilita o controle e garante o sucesso, uma vez que torna o entendimento claro do escopo;
• Iniciativa – a atuação a consultoria de gestão é mais racional e as tomadas de decisões são mais fáceis.

A consultoria online comparada a consultoria presencial pode custar até 60% menos do valor normal. Isso ocorre porque pela consultoria online evita-se gastos com logística, hospedagem, alimentação e com as horas dos consultores. Parte do processo pode ser feito online, tornando a implementação prática, rápida e com baixo custo.

Fato 5 – é hora de migrar para a versão mais atualizada da norma ISO 9001

A ISO 9001:2015 foi publicada em setembro de 2015, desde então muitas empresas já realizaram o processo de transição para a nova versão. Enquanto outras organizações se certificaram diretamente na versão atualizada.

O processo tem sido muito procurado pelos empresários devido a aproximação com a data limite de migração. Para você que ainda não atualizou a norma, informaremos as questões gerais e necessárias para sua compreensão sobre as mudanças na norma do sistema de gestão de qualidade.

A ISO estabeleceu um prazo de três anos para a migração da ISO 9001/2008 para a versão 2015. Este prazo começou a contar a partir da publicação da norma, que foi em setembro de 2015. Então, o prazo máximo para a transição é até outubro de 2018. Sendo assim, a partir desta data as empresas apenas se certificarão na versão mais recente da norma.

Além disso, Um dos principais requisitos é o Sistema de Gestão Ambiental, a Verde Ghaia possui uma inovadora plataforma virtual o VG Resíduos, que permite o gerenciamento completo de todos os resíduos gerados na empresa, bem como comprar e vender resíduos no Mercado de Resíduos e buscar por fornecedores dos mais diversificados ramos.