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Cinco dicas infalíveis para melhorar a gestão de compras da sua empresa

Cinco dicas infalíveis para melhorar a gestão de compras da sua empresa
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Com dificuldades na gestão de compras? Acompanhe preciosos conselhos que vão melhorar o desempenho do seu empreendimento

O que é gestão de compras?

A gestão de compras, também chamada de administração de compras, pode ser definida como o controle de aquisição de materiais e matérias-primas para a realização das atividades empresariais.

O processo de gestão de compras envolve inúmeras variáveis que devem ser observadas com cautela e visão estratégica. Devem ser levados em consideração a depreciação e estocagem de produtos; o custeio de cada item da produção ou do serviço oferecido; e a identificação dos melhores fornecedores. Também é preciso avaliar as instalações da empresa e, até mesmo, propostas de melhor aproveitamento dos recursos disponíveis.

Essas avaliações têm como objetivo garantir a alocação adequada dos recursos financeiros disponíveis, bem como certificar-se de que todos os suprimentos necessários estarão em condições de utilização.

A má organização nesse processo de gestão pode ocasionar prejuízos de diversos tipos, ultrapassando o balanço de lucros cessantes (aquilo que sua empresa deixou de ganhar) e abalando, inclusive, o prestígio e a credibilidade da sua marca no mercado.

Qual a importância da gestão de compras para a minha empresa?

Com um efetivo modelo de gestão de compras é possível: conter despesas desnecessárias; manter o fluxo contínuo de suprimentos de forma que atenda à demanda da produção e às expectativas da clientela; utilizar dos recursos disponíveis de modo mais produtivo; manter a linearidade do padrão de qualidade oferecido aos clientes; e o cumprimento dos prazos estabelecidos. Ou seja, toda Gestão de Qualidade deve dar especial atenção à gestão de compras.

Alinhando o planejamento das compras ao controle de estoques com base na dinâmica produtiva as aquisições são realizadas no período cabível, em quantidades apropriadas e a preços vantajosos.

O que devo fazer para melhorar a gestão de compras na minha empresa?

O grande segredo da gestão de compras está na identificação das variáveis que proporcionam o equilíbrio entre o abastecimento, a produção/prestação de serviço e a satisfação do cliente.

Para a gestão de compras eficiente, é necessário ter em mente todo o contexto e organização e variações de produtividade da sua empresa. Estes são princípios de Qualidade descritos nas Normas ISO.

Tanto as Normas ISO 9001:2015 como a ISO 14001:2015 são normas de grande relevância para a gestão de compras da sua empresa. A Gestão de Qualidade (ISO 9001:2015) e a Gestão Ambiental (ISO 14001:2015) de forma integrada proporcionam, por exemplo, a diminuição de desperdícios. Esta vantagem gera tanto a economia e com a menor produção de resíduos; consequentemente a redução de passivos ambientais.

Desta forma, é possível nota que uma gestão de compras realizada de forma inadequada pode tornar um negócio inviável; enquanto uma gestão de compras de qualidade pode eleva-lo a um negócio extremante lucrativo.

A gestão de compras é um setor crítico no processo de uma empresa e deve ser gerido com responsabilidade e com todas as ferramentas disponíveis.

Sua empresa está com dificuldades para gerir as compras?

Acompanhe cinco dicas que direcionarão sua empresa para o caminho adequado e aprenda como fazer a gestão de compras da sua empresa de modo eficiente:

1ª dica: Defina objetivos

O primeiro passo a caminho da excelência na gestão de compras é o planejamento dos objetivos empresariais a serem alcançados quanto à aquisição de suprimentos.

Inicie promovendo um levantamento acerca das necessidades de cada setor. A partir daí, você poderá traçar os objetivos almejados pela organização e, então, orientar os colaboradores e/ou reformular processos, caso necessário.

2ª dica: Monitore suas vendas

O gestor de compras deve sempre ter dados atualizados quanto à saída de materiais, sendo, ainda, necessário que a finalidade esteja clara: venda ou uso. Esta prática é uma ferramenta indispensável para a compreensão do fluxo do estoque. Além disto, esse tipo de controle permite que a empresa siga executando, com sucesso e sem interrupções, todas as suas atividades.

Vale ressaltar que toda empresa, independentemente do porte, deve proceder a esse controle.

Tratando-se de empresas de pequeno porte, é possível monitorar os produtos através da construção de uma planilha organizacional, onde ficarão registrados, nomes e códigos específicos, todos os produtos da empresa e o estoque disponível. A cada utilização ou venda, a planilha deverá ser atualizada com a respectiva subtração do item.

Sugerimos a divisão da tabela entre compras relacionadas ao funcionamento da empresa (papel, clip, tonner, copo descartável, papel higiênico, etc) e outra para os produtos envolvidos diretamente no processo produtivo.

No caso de empresas de médio e grande porte, para manter a gestão de compras em dia, recomenda-se a utilização de softwares de gestão e controle de estoque.

Com base nas informações registradas, o gestor deve analisar, mensalmente, o valor de cada unidade produzida e eventuais variações ocasionadas pelo fornecimento, identificando, assim, mecanismos para o aprimoramento da logística e da alocação de recursos financeiros.

3ª dica: Conheça seus fornecedores

Saber avaliar e escolher seus fornecedores é outro pode crítico para uma Gestão de Qualidade. Por isso, todas as empresas com certificação ISO 9001, tem a auditoria ISO 9001 estendida aos seus fornecedores.

A escolha de fornecedores é um fator estratégico para a qualidade e credibilidade da sua empresa. Com a escolha do melhor fornecedor é uma forma de diminuir riscos que possam afetar a produção e qualidade do seu produto/serviço. Devem ser contratados fornecedores com credibilidade no mercado, que atuem sempre de acordo com as exigências legais e que tenham pontualidade nas entregas.

Caso essas características não sejam satisfeitas, um fornecedor pode comprometer não apenas a gestão de compras, mas a reputação da sua marca.

Manter uma cadeia de fornecedores diversificada e alternativa é uma estratégia que pode ser adotada para reduzir riscos de interrupção de fornecimento. Conhecer e ter um bom relacionamento com os fornecedores é, também, importante para conseguir fechar boas compras e negociar preços vantajosos.

Recomenda-se que o responsável pela gestão de compras construa um cadastro com múltiplas fontes de fornecedores e depois estreite a relação com aqueles fornecedores que têm preferência para o seu negócio, ou seja, que entregam produtos de alta qualidade, por preços atrativos e dentro do prazo exigido.

4ª dica: Aprenda a negociar

Para uma gestão de compras mais efetiva é necessário compreender que não basta comprar os itens que a empresa precisa, mas saber negociar as melhores vantagens de preço, prazos e forma de pagamento.

Esse tipo de negociação faz com que o capital da sua empresa seja aplicado da melhor forma possível, evitando possíveis prejuízos. Por isso, é indicado que o gestor de compras sempre faça orçamentos com diferentes fornecedores, dando preferência para aqueles oferecem condições que sejam mais adequadas à necessidade da empresa.

5ª dica: Controle o seu estoque

A gestão de compras está intimamente relacionada à gestão do estoque. O melhor cenário para uma gestão de qualidade na empresa é encontrar solução para a máxima disponibilidade do material, com o menor estoque possível. É necessário ter em mente que um estoque parado é o mesmo que dinheiro engessado.

Considerando que esse dinheiro poderia esta “girando” e gerando lucro. Um estoque parado significa prejuízo.

Portanto, é importante encontrar uma maneira de manter o estoque de forma inteligente, comprando o necessário para abastecer a empresa e evitar que falte, mas sem cometer exageros que acarretem sobras e desperdícios.

Quando a empresa movimenta grande quantidade de produtos, uma planilha simples é não ser suficientemente prática para um estudo global da movimentação de estoques e necessidade de compras.

Nestes casos, para não perder dinheiro, é necessário fazer uso de tecnologias na gestão. A Verde Ghaia e VG resíduos dispõem de várias ferramentas tecnológicas e consultoria especializada, que farão com que a gestão de compras de sua empresa seja mais dinâmica, prática e com melhores rendimentos.

Não perca tempo e dinheiro com estoques parados, lotes desperdiçados e balanços que não “fecham”. Fale conosco.

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