15 perguntas e respostas imperdíveis sobre não conformidades

Em todas as empresas é inevitável a existência de não conformidade, pois não existe processo que seja perfeito a ponto de não haver qualquer desvio.

Existem vários motivos que causam uma não conformidade como: falta de monitoramento de um processo, um fornecedor que não possui capacidade técnica para atender sua empresa, os funcionários que não foram devidamente treinados para executar as atividades, ou os recursos financeiros que não são suficientes.

Enfim, há uma série de razões para existência da não conformidade nas empresas.

As organizações devem ter ciência que falhas no processo quando tratadas são boas oportunidades de evoluir os seus resultados e melhorar o seu desempenho.

Para você ficar por dentro dos itens mais relevantes sobre não conformidade, abaixo traremos as respostas para as principais perguntas feitas sobre o assunto.

O que é não conformidade?

A norma ISO 9000:2015, da Associação Brasileira de Normas Técnicas, define não conformidade como o não atendimento de um requisito pré-estabelecido. Esses podem ser requisitos estabelecidos pelo Sistema de Gestão da Qualidade, requisitos de qualidade dos produtos fornecidos por um fornecedor e requisitos dos processos e procedimentos da empresa.

Vamos explicar melhor!

Suponhamos que sua empresa optou por manter um procedimento de análise de produto final padronizando o processo de checagem, ou seja, todos que analisem o produto final a fim de determinar a qualidade deverão seguir esse procedimento.

Se o procedimento determinar que devam ser feitas análises de qualidade em todos os produtos que foram fabricados, isso significa que 100% deverão ser testados, isso é um requisito estabelecido pela empresa e terá de ser cumprido.

Se não cumprido esse requisito a sua empresa terá uma não conformidade.

Qual a diferença entre Não Conformidade e Defeito?

Defeitos são imperfeições, deformidades, não funcionamento de um sistema ou mecanismo. Já a não conformidade é um descumprimento de um requisito especificado.

Todo defeito é uma não conformidade, mas nem toda não conformidade é um defeito.

Vamos exemplificar.

Durante um processo de fabricação de um produto pode ocorrer um erro, o que já é uma não conformidade, no entanto, mesmo com esse erro o produto saia perfeito, sem nenhuma alteração e dentro dos parâmetros de qualidade exigido.

Resumindo, um defeito torna o produto impróprio para utilização, a não conformidade apenas diz que ele está fora do padrão esperado.

Qual a diferença entre não conformidade e observação?

A observação é dada quando não há evidencia clara de um desvio em relação a um requesito definido no Sistema de Gestão, mas há lacunas e situações que deixam margens para que desvios ocorram.

O que é uma não conformidade menor?

A determinação de não conformidade menor se dá durante as auditorias externas de certificação do sistema de gestão.

A não conformidade menor é uma falha do controle de um requisito estabelecido. Ela indica o não cumprimento de um processo específico.

O que é uma não conformidade maior?

As não conformidades maiores são quando um requisito inteiro da norma não foi atendido.

Para ser considerada uma não conformidade maior deve possuir ao menos uma destas características:

•  A sua empresa não realizou a análise crítica pela administração, embora este seja um requisito da norma.
•  Seu processo não esta cumprindo requisitos especificados nos procedimentos. Exemplo, em um determinado procedimento do seu Sistema de Gestão Ambiental a sua empresa declara que realiza programa de gerenciamento de resíduos sólidos, no entanto, durante a auditoria externa não é comprovado à aplicação do programa.
•  Você tem várias não conformidades menores que estão relacionadas ao mesmo processo ou ao mesmo elemento de seu sistema de gestão.
• Uma não conformidade menor, identificada durante uma auditoria anterior, não foi resolvida dentro do prazo – tal não conformidade menor automaticamente se torna uma maior.

Minha empresa precisa tratar as não conformidades?

É fundamental que seu empreendimento trate as não conformidades de forma estratégica garantindo a sua correção, pois essa é uma das formas mais eficazes de aperfeiçoar os processos, melhorando-os junto com os produtos ou serviços produzidos.

Quais ferramentas utilizar para o tratamento das não conformidades?

Nas tratativas das não conformidades a sua empresa pode e deve utilizar ferramentas da qualidade que atuarão nas causas raízes, eliminando, revendo, verificando, registrando e conduzindo a análise e resolução das não conformidades.

As principais ferramentas da qualidade utilizada são: histograma, folha de verificação, fluxograma, diagrama de pareto, diagrama de dispersão, diagrama de ishikawa e controle estatístico de processo (CEP).

Como tratar as não conformidades?

Para tratar as não conformidades utilizando as ferramentas da qualidade é necessários estabelecer metas para observar com mais detalhes como deve ser realizado o processo para evitar não conformidade.

Outra forma de tratar é analisar a origem e causa das não conformidades.

Quais as principais não conformidades relatadas pelos auditores?

As principais não conformidades relatadas pelos auditores que realizam auditorias externas são:

• Não aplicação de requisitos que têm influencia sobre sistema de gestão e que pode afetar a qualidade do produto.
• Falta de metodologia abrangente sobre planejamento das atividades e realização dos serviços.
• Em ISO 14001 e OHSAS 18001, a falta de preparação e respostas a emergências.
• Falta de envolvimento das pessoas com sistemas de gestão.
• Falha de treinamento das pessoas envolvidas nas atividades operacionais e que estão diretamente envolvidos no sistema de gestão.
• Falha na elaboração das instruções operacionais.

As Não Conformidades podem ser causadas quando?

As não conformidades podem ser causadas quando não forem atendidos os requisitos de clientes e contratos, durante as auditorias internas e externas, quando um produto não apresenta os parâmetros especificados pelo cliente, entre outras.

Como evitar as não conformidades na minha empresa?

·       Capacite os colaboradores em relação à importância de cumprir os requisitos da norma e atender os critérios estabelecidos pelo cliente em relação à qualidade do produto. E os envolva no processo de correção de não conformidade.

·       Estabeleça indicadores e monitore-os.

·       Defina ações para corrigir as não conformidades.

·       Estabeleça a cultura de que o sistema de gestão é importante para todas as áreas.

O que a nova versão da ISO 9001 nos diz sobre a ocorrência de Não Conformidade?

No item 10.2 Não Conformidade e ação corretiva da nova versão da ISO 9001 é estabelecido os requisitos para tratar as não conformidades, como: tomar ações para controlar e corrigi-las; implantar ações para eliminar a causa e analisar a eficiência dessas ações; e implementar a mentalidade de risco e oportunidades quando necessário.

As não conformidades podem trazer prejuízo ao seu negócio?

Os conceitos de custos da conformidade do seu processo esta ligado ao sucesso e fracasso da sua empresa, sendo representada pela soma dos custos com prevenção, custos com avaliação, custos das falhas internas e custos das falhas externas.

O custo com prevenção e avaliação são inevitáveis, porém os custos das falhas devem ser reduzidos. O controle das falhas é um caminho com grande potencial para se reduzir os custos de produção.

Como posso receber auxílio profissional na análise da não conformidade?

O Grupo Verde Ghaia poderá te ajudar na gestão das não conformidades da sua empresa, sempre no caminho da melhoria contínua. Auxiliando na definição das ações a serem tomadas, dos responsáveis e também nos recursos necessários para ter uma boa gestão delas.

Com softwares de alta performance, a Verde Ghaia conta com a consultoria on line, que para auxiliar as empresas na implementação de qualquer sistema de normas ISO de forma eficaz e com melhor preço do mercado.

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Por que software é melhor para o seu processo no controle das Não Conformidades?

O software da Verde Ghaia é capaz de atender as normas e ao mesmo tempo agilizar todo o processo.

Através do software a sua empresa controla as datas para cumprimento das ações, quais as principais não conformidades que acontece no seu processo, os responsáveis pelas ações são notificados. O software possui várias funções que facilita o seu controle e a gestão das não conformidades.