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15 perguntas e respostas imperdíveis sobre a ISO 9001

A implementação da Norma ISO 9001:2015 pode realmente trazer benefícios para uma organização? Talvez essa seja uma das principais dúvidas de gestores e empresários. Pensando nisso a Verde Ghaia resolveu preparar 15 perguntas e respostas sobre a ISO 9001: 2015 que irão convence-lo de uma vez por todas ao adotar a gestão da qualidade como uma filosofia não só empresarial, mais de vida!

Você está preparado? Então aperte os cintos e vamos quebrar os paradigmas a respeito da tão falada e pouco entendida ISO 9001.

Antes de mais nada, entender o que é a norma e fundamental para compreender seu papel nas organizações e como ela atuará nas transformação e melhoria dos negócios.

1- Afinal, o que é a ISO 9001:2015?

ISO 9001 é uma norma internacionalmente reconhecida que certifica o Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) e define os requisitos (ferramentas de padronização) para a implantação do sistema em uma organização. O objetivo é trazer confiança ao cliente de que os produtos e serviços oferecido pela empresa seguem certo padrão de qualidade.

A ISO 9001 foi elaborada pelo Comitê Técnico Quality Mangement and Quality Assurance (ISO/TC 176). No Brasil o documento foi traduzido e publicado pela ABNT , a versão brasileira da norma é a ABNT NBR ISO 9001, de 2015.

Qualquer empresa pública ou privada, desde a de grande porte as microempresas podem obter a certificação na ISO 9001, independente do seu setor, produto/serviço oferecido.

Esse documento é um recurso valioso para as empresas que desejam comprovar sua capacidade de fornecer produtos e serviços que atendem às necessidades de seus clientes.

A norma pode ser aplicada em conjunto com outras normas de funcionamento, como normas de saúde ocupacional ISO 45001, de meio ambiente ISO 14001 e ISO 27001.

2-Qual metodologia é empregada na norma ?

A ISO 9001 incorpora o ciclo Plan-Do-Check-Act (PDCA) e a mentalidade de risco. Essas abordagens metodológicas permitem a construção de um processo de planejamento nas organizações oportunizando melhorias nas interações, processos, produtos e /ou serviços.

O PDCA é uma ferramenta baseada na repetição, aplicada sucessivamente nos processos  a partir da busca pela melhoria continua focada no alcance das metas necessárias à sobrevivência de uma organização, projeto e/ou ideia.

A versatilidade e adaptabilidade do PDCA o torna aderente a qualquer ramo de atividade, conferindo níveis de gestão de excelência sendo assim adotado como principal mecanismo dentro da norma em um nível padronizado internacionalmente.

Destinado a tornar os processos da gestão de uma empresa mais ágeis, claros e objetivos, o PDCA configura-se como uma saída para empreendedores transformarem planos frustrados em novas oportunidades e produtos diversos!

3-Quais são os princípios da gestão da qualidade abordados na ISO 9001?

 A norma ISO 9001 conta com sete princípios da qualidade, que resumidamente tratam do que uma organização precisa para ter sucesso em gestão da qualidade.

Na versão anterior da norma, a ISO 9001-2008, foram abordados oito princípios. Estes foram alterados recentemente, com a publicação da ISO 9001:2015, e agora são tratados como sete. O tópico “Abordagem sistêmica de gestão” se juntou ao “Abordagem de processo”.

Os princípios de Gestão da Qualidade são:

  • Foco no cliente– a empresa deve trabalhar para atender o cliente de forma satisfatória e prevendo suas necessidades futuras, obtendo a sua fidelização. Pois uma organização sem cliente não sobrevive.
  • Liderança– a organização deve possuir uma equipe de liderança que possua solidez e está por dentro dos avanços do mercado da empresa. Além disso, a organização deve oferecer as ferramentas de motivação necessárias para que os liderados executem os processos com eficácia.
  • Engajamento das pessoas – Cada colaborador da empresa precisa se envolver com os problemas da empresa e buscar solucioná-los.
  • Abordagem de processo e Sistemática para a gestão– A abordagem de processo se baseia no estudo das entradas e das saídas da empresa, tornando assim mais fácil identificar onde há desvios de lucros e quais metas a serem alcançadas. Já na abordagem sistêmica da gestão, a empresa entende as ligação entre todos esses processos e a utiliza para perceber onde estão ocorrendo os lucros e prejuízos.
  • Melhoria– As empresas devem compreender que buscar a melhoria constante é um dos principais objetivos da gestão de qualidade.
  • Tomada de decisão baseada em evidência– as empresas devem usar os indicadores, as auditorias e análises feitas através do Sistema de Gestão da Qualidade, para tomarem decisões que auxiliarão na melhoria dos serviços e produtos;
  • Gestão de relacionamento com os fornecedores– estabelecer um bom relacionamento com fornecedores traz benefícios mútuos, pois a relação de parceria com a empresa permite o estabelecimento de melhores prazos e preços contribuindo para a qualidade dos produtos e serviços.

4-Qual o papel das lideranças e responsáveis pela organização no processo de implementação da ISO 9001?

É fundamental que a Alta Direção demonstre liderança e comprometimento com a implementação do sistema de gestão da qualidade.

Gerir pelo exemplo é uma das ferramentas mais poderosas para qualquer liderança de qualquer nível ou seguimento!

O líder deve:

  1. Responsabilizar-se e prestar contas pela eficácia do sistema de gestão da qualidade
  2. Assegurar que a política da qualidade e os objetivos da qualidade sejam estabelecidos para o sistema de gestão da qualidade e que sejam compatíveis com o contexto e a direção estratégica da organização;
  3. Assegurando a integração dos requisitos do sistema do gestão da qualidade nos processos de negócio da organização;
  4. Promover o uso da abordagem de processo e da mentalidade de risco;
  5. Assegurar que os recursos necessários para o Sistema de Gestão da Qualidade estejam disponíveis;
  6. Comunicar da importância de uma gestão da qualidade eficaz e de estar conforme com os requisitos do sistema de gestão da qualidade;
  7. Assegurar que o sistema de gestão da qualidade alcance seus resultados pretendidos;
  8. Engajar, dirigir e apoiar as pessoas a contribuir para a eficácia do sistema de gestão da qualidade;
  9. i) promovendo melhoria;
  10. Apoiar outros papéis pertinentes da gestão a demonstrar como sua liderança se aplica às áreas sob sua responsabilidade.

5-Quais conhecimentos a organização precisa ter?

A organização precisa conhecer seus processos e projetos ao ponto de determinar o conhecimento necessário para a operação de seus serviços a fim de   alcançar a conformidade empresarial. Esse conhecimento deve ser mantido e estar disponível.

Ao abordar necessidades e tendências de mudanças, a organização deve considerar seu conhecimento no momento e determinar como adquirir ou acessar qualquer conhecimento adicional necessário as atualizações. Mas como fazer isso?

  1. fontes internas

Exemplo:  propriedade intelectual; conhecimento obtido de experiência; lições aprendidas de falhas e de projetos bem-sucedidos; captura e compartilhamento de conhecimento e experiência não documentados; os resultados de melhorias em processos, produtos e serviços.

2.Fontes externas

Exemplo: normas, academia, conferências; compilação de conhecimento de clientes ou provedores externos.

6- Quais as competências necessárias a uma organização para implementar a ISO 9001?

A organização deve:

  1. determinar a competência necessária de pessoa(s) que realize(m) trabalho sob o seu controle que afete o desempenho e a eficácia do sistema de gestão da qualidade;
  2. assegurar que essas pessoas sejam competentes, com base em educação, treinamento ou experiência apropriados;
  3. onde aplicável, tomar ações para adquirir a competência necessária e avaliar a eficácia das ações tomadas;
  4. reter informação documentada, apropriada como evidência da competência.

    7- O que um bom sistema de gestão deve possuir?

Um sistema de gestão da qualidade deve garantir que todos os processos da empresa sejam verificados para melhorar a qualidade dos produtos e serviços frente aos clientes.

Então, o que um sistema de gestão deve possuir para garantir a melhoria continua do processo de uma empresa?

  1. As informações documentadas requeridas pela Norma ISO 9001 – os documentosque a empresa precisa produzir para estar em conformidade com a ISO 9001:2015 são:
  • Escopo do SGQ;
  • Política da qualidade;
  • Objetivos da qualidade;
  • Critérios para avaliação e seleção de fornecedores;
  • Registros de monitoramento e medição de equipamento de calibração;
  • Registros de treinamento, habilidades, experiência e qualificações;
  • Registros de análise crítica de requisitos de produto/serviço;
  • Registro sobre análise crítica de saídas de projeto e desenvolvimento;
  • Registros sobre entradas de projeto e desenvolvimento;
  • Registros de controles de projeto e desenvolvimento;
  • Registros de saídas de projeto e desenvolvimento;
  • Registros de mudanças em projeto e desenvolvimento;
  • Características do produto a ser produzido e serviço a ser provido;
  • Registros sobre propriedade do cliente;
  • Registros de controle de mudança de produção/provisão de serviço;
  • Registro de não conformidade de produto/serviço com critérios de aceitação;
  • Registro de saídas não conformes;
  • Resultados de monitoramento e medição;
  • Programa de auditoria interna;
  • Resultados de auditorias internas;
  • Resultados de análises críticas da direção;
  • Resultados de ações corretivas;
  • Procedimento para determinar o contexto da organização e de partes interessadas;
  • Procedimento para tratar riscos e oportunidades;
  • Procedimento para competência, treinamento e conscientização;
  • Procedimento para manutenção de equipamento e equipamento de medição;
  • Procedimento para controle de documentos e registros;
  • Procedimento de vendas;
  • Procedimento para projeto e desenvolvimento;
  • Procedimento para produção e provisão de serviço;
  • Procedimento de armazenamento;
  • Procedimento para gestão de não conformidades e ações corretivas;
  • Procedimento para monitoramento da satisfação do cliente;
  • Procedimento para auditoria interna;
  • Procedimento para análise crítica pela direção.
  1. Informações documentadas determinadas pela própria organização são úteis para a eficácia do sistema de gestão da qualidade. Como por exemplo:
  2. Porte da organização;
  3. Tipo de atividades;
  4. Processos;
  5. Produtos e serviços;
  6. Complexidade de processos e suas interações;
  7. Competência dos colaboradores.

8.Enfim, quais são os benefícios para a organização com a certificação ISO 9001?

Os benefícios da ISO 9001 se estendem desde a expansão de mercado até a melhora da imagem da empresa perante seus clientes, fornecedores, colaboradores e demais partes interessadas.

Por que definimos que melhora a imagem da empresa perante seus colaboradores?

Pois, ao implementar a ISO 9001, a empresa mostra ao colaborador que pensa no futuro, que não quer ficar estagnada no mercado, e acredita que melhorias devem ser realizadas e sugeridas continuamente.

Ter profissionais focados e comprometidos é um diferencial considerável e um benefício que o sistema de gestão da qualidade proporciona.

Abaixo listamos as vantagens mais significativas da implantação da ISO 9001.

  • Satisfação do seu cliente como foco principal do negócio;
  • Conquista de novos negócios e imagem perante ao mercado;
  • Melhora na organização interna;
  • Melhor desempenho do negócio e comercial;
  • Economia e redução do desperdício;
  • Maior controle do negócio pela direção e acionistas.

9-Qual é o custo da certificação ISO 9001?

As empresas precisam considerar as seguintes despesas para o projeto:

  1. Treinamento de Interpretação da Norma,
  2. Consultoria de implementação
  3. Auditoria externa.

A consultoria de implementação não é um item obrigatório mas é de fundamental importância para a empresa evitar surpresas indesejadas no dia da auditoria externa.

É difícil prever o custo para uma empresa obter a sua certificação, mas pode variar de R$15 mil para uma microempresa a até mais de R$100 mil para uma grande corporação. Isso considerando todos os custos envolvidos no processo.

É importante destacar que:  o valor investido para a certificação vai depender do método de implementação, entre outras variáveis.

10-Qual são as alternativas para a contratação de uma consultoria de implementação?

As alternativas para contratação de consultorias são:

Método convencional: onde o consultor visita à empresa presencialmente. Cada visita tem um custo onde é incluído o custo de deslocamento e hospedagem. O valor geralmente é muito elevado devido aos gastos de logística e do profissional de consultoria.

Ou

Consultoria online: método onde empresas se disponibilizam para implantar o sistema sem necessitar de deslocamento constante dos consultores. Parte do processo é realizado por ferramenta de gestão e com visitas pontuais do consultor.

Contratar uma empresa especializada em consultoria online para implementação da ISO 9001 contribui para reduzir o custo da certificação.

Precisa conversar com um dos nossos especialistas da Consultoria Online e entender como a norma poderia ser implementada no seu negócio?

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11- Quais as vantagens de uma consultoria online?

As vantagens associadas à contratação de uma consultoria online são:

  • Renovação – a consultoria traz para a empresa um conhecimento profundo e aplicado sobre o assunto, uma vez que adquiri experiência em outros clientes;
  • Disponibilidade – o consultor dedica-se dentro do prazo estipulado do contrato;
  • Neutralidade – os consultores estão preocupados em gerar resultados e não em concorrer por cargos na empresa;
  • Tempo – como é definido prazo para a implantação do sistema entre o consultor e a empresa isso faz com que tudo fique mais rápido para ser esclarecido e resolvido;
  • Foco – o consultor consegue diagnosticar rapidamente os problemas da empresa;
  • Escopo – por trabalharem com projetos e objetivos, o consultor facilita o controle e garante o sucesso, uma vez que torna o entendimento claro do escopo;
  • Iniciativa – a atuação a consultoria de gestão é mais racional e as tomadas de decisões são mais fáceis.

A consultoria online comparada a consultoria presencial pode custar até 60% menos do valor normal. Isso ocorre porque pela consultoria online evita-se gastos com logística, hospedagem, alimentação e com as horas dos consultores. Parte do processo pode ser feito online, tornando a implementação prática, rápida e com baixo custo.

12-Qual o prazo final para a migração da 2008 para a 2015?

A ISO estabeleceu um prazo de 3 anos para que as empresas migrem para a nova versão e este prazo começou a contar a partir da publicação norma, que foi publicada em setembro de 2015. Desta forma, o prazo máximo para transição para a ISO 9001:2015 é até setembro de 2018.

13- Por que a transição para ISO 9001:2015 deve estar no topo da sua lista de prioridades?

Quanto mais cedo for iniciado o processo de transição, melhor! as mudanças necessárias para a migração, levam  tempo bem como a capacitação e conscientização dos colaboradores. Isso sem falar de alguma potencial necessidade de correção dos processos e consequentes ações corretivas.

Não deixar para a última hora é a melhor estratégia para evitar transtornos!

14- Afinal o que é uma não conformidade?

Em primeiro lugar tenha em mente que na ISO 9001 as formas verbais tem significados específicos, como:

 “deve” indica um requisito

“pode” (may/can) indica permissão/possibilidade ou capacidade.

Assim, o não atendimento a um requisito é definido como uma não conformidade, ou seja, quando a empresa não opera de acordo com os requisitos, considera-se que ela não está em conformidade com a ISO 9001.

Este requisito não necessariamente precisa estar definido apenas na norma ISO, podendo ser também um requisito do cliente, um procedimento interno ou ainda a falha em atender a um requisito legal, que quando não cumprido, se torna uma não conformidade.

15- O que fazer para manter a organização livre de não conformidades? 

Mais importante do que criar estratégias que irão corrigir as não conformidades, é ter um bom planejamento estratégico, alinhado com as ações, objetivos e metas da empresa, a fim de prever situações que poderão apresentar-se como um problema posteriormente.

Conheça algumas ações que auxiliarão sua empresa a se manter em conformidade com seus processos.

Defina metas claras e reais

a partir do planejamento estratégico é possível analisar, observar e entender o funcionamento da empresa. Portanto, ao se organizar metas claras e reais, é possível enxergar melhor os fluxos de processo com mais detalhes, e assim, perceber onde podem ocorrer ou onde já existem não conformidades. É importante também estipular, no planejamento estratégico, itens que permitam a análise das não conformidades, como um plano de ação, por exemplo.

Use de ferramentas de apoio

as ferramentas da qualidade atuarão nas suas causas fundamentais, eliminando, revendo, verificando e registrando as não conformidades e conduzindo a sua análise.

Adote uma atitude corretiva

Com a análise da origem e causa das não conformidades é possível se preparar para evitar problemas sistêmicos. Ou seja, a empresa segue seu curso normal, sem gastar tempo e recurso em correções.

Sua empresa precisa da ISO 9001?

Se  o seu negócio deseja adquirir todos os benefícios da certificação ISO 9001, ter controle sobre os processo, ter controle sobre as não conformidades, estabelecer indicadores e metas, e o mais importante aumentar a satisfação dos clientes, a resposta é Sim!

A maneira mais rápida e fácil de conquistar o selo ISO 9001 é a partir da consultoria online da Verde Ghaia.

A consultoria Verde Ghaia presta serviço de qualidade, com preço mais em conta pois não tem custo de deslocamento de consultores e não interfere nas rotinas da sua organização.

Além da consultoria na certificação ISO 9001, a Verde Ghaia faz consultoria de certificação na ISO 14001, outras normas internacionais e gerenciamento de resíduos.

O grupo Verde Ghaia conta com profissionais qualificados e possui mais de dois mil clientes em todo o Brasil e fora do país.

A Verde Ghaia possui plataforma de Consultoria Online chama de Dashboard. Por essa plataforma a sua empresa visualiza o percentual realizado versus o percentual planejado junto com a sua curva “S” de acompanhamento.

O sistema te informa as atividades pendentes e o percentual de avanço de cada item da norma. Uma excelente opção para garantir a conformidade com a implantação da norma.

Entre em contato pelo telefone (31) 2127-9137 e descubra as vantagens da consultoria para certificação ISO 9001.

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6 Comentários

  1. Bom dia, estou fazendo um trabalho de escola relacionados à ISO, gostaria de saber o dinheiro arrecadado pela empresa tem que destino já que a instituição não tem fins lucrativos?

    • Prezado Leandro, bom dia!

      A ISO 9001 não traz diretrizes a um tipo de enquadramento das empresas, portanto é aplicável a quaisquer empresas que buscam a certificação.
      Associações Sem Fins Lucrativos são entidades de direito privado, dotadas de personalidade jurídica e caracterizadas pelo agrupamento de pessoas para a realização e consecução de objetivos e ideais comuns, sem finalidades lucrativas. Esse tipo de organização é previsto e regulamentado pelo Direito Civil, e as obrigações trazidas pela Lei nº 7.790, de 23-03-1999, e determina que o valor obtido seja aplicado integralmente no objetivo no qual a associação se propôs.

      § 1o Para os efeitos desta Lei, considera-se sem fins lucrativos a pessoa jurídica de direito privado que não distribui, entre os seus sócios ou associados, conselheiros, diretores, empregados ou doadores, eventuais excedentes operacionais, brutos ou líquidos, dividendos, bonificações, participações ou parcelas do seu patrimônio, auferidos mediante o exercício de suas atividades, e que os aplica integralmente na consecução do respectivo objeto social. (grifo nosso)

      Atenciosamente,
      Helane Rezende
      Consultoria Jurídica Grupo Verde Ghaia

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