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15 perguntas e respostas imperdíveis sobre a ISO 9001

15 perguntas e respostas imperdíveis sobre a ISO 9001
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A implementação da Norma ISO 9001:2015 pode realmente trazer benefícios para uma organização? Talvez essa seja uma das principais dúvidas de gestores e empresários. Pensando nisso a Verde Ghaia resolveu preparar 15 perguntas e respostas sobre a ISO 9001: 2015 que irão convence-lo de uma vez por todas ao adotar a gestão da qualidade como uma filosofia não só empresarial, mais de vida!

Você está preparado? Então aperte os cintos e vamos quebrar os paradigmas a respeito da tão falada e pouco entendida ISO 9001.

Antes de mais nada, entender o que é a norma e fundamental para compreender seu papel nas organizações e como ela atuará nas transformação e melhoria dos negócios.

1- Afinal, o que é a ISO 9001:2015?

ISO 9001 é uma norma de padronização organizacional aplicável a um determinado serviço ou produto.

O objetivo da norma ISO 9001 é melhorar a gestão das empresa, podendo ser aplicada em conjunto com outras normas de funcionamento, como normas de saúde ocupacional ISO 45001, de meio ambiente ISO 14001 e ISO 27001.

2-Qual metodologia é empregada na norma ?

A ISO 9001 incorpora o ciclo Plan-Do-Check-Act (PDCA) e a mentalidade de risco. Essas abordagens metodológicas permitem a construção de um processo de planejamento nas organizações oportunizando melhorias nas interações, processos, produtos e /ou serviços.

O PDCA é uma ferramenta baseada na repetição, aplicada sucessivamente nos processos  a partir da busca pela melhoria continua focada no alcance das metas necessárias à sobrevivência de uma organização, projeto e/ou ideia.

A versatilidade e adaptabilidade do PDCA o torna aderente a qualquer ramo de atividade, conferindo níveis de gestão de excelência sendo assim adotado como principal mecanismo dentro da norma em um nível padronizado internacionalmente.

Destinado a tornar os processos da gestão de uma empresa mais ágeis, claros e objetivos, o PDCA configura-se como uma saída para empreendedores transformarem planos frustrados em novas oportunidades e produtos diversos!

3-Quais são os princípios da gestão da qualidade abordados na ISO 9001?

Os princípios de Gestão da Qualidade são:

  • Foco no cliente;
  • Liderança;
  • Engajamento das pessoas;
  • Abordagem de processo;
  • Melhoria;
  • Tomada de decisão baseada em evidência;
  • Gestão de relacionamento.

    4-Qual o papel das lideranças e responsáveis pela organização no processo de implementação da ISO 9001?

É fundamental que a Alta Direção demonstre liderança e comprometimento com a implementação do sistema de gestão da qualidade.

Gerir pelo exemplo é uma das ferramentas mais poderosas para qualquer liderança de qualquer nível ou seguimento!

O líder deve:

  1. Responsabilizar-se e prestar contas pela eficácia do sistema de gestão da qualidade
  2. Assegurar que a política da qualidade e os objetivos da qualidade sejam estabelecidos para o sistema de gestão da qualidade e que sejam compatíveis com o contexto e a direção estratégica da organização;
  3. Assegurando a integração dos requisitos do sistema do gestão da qualidade nos processos de negócio da organização;
  4. Promover o uso da abordagem de processo e da mentalidade de risco;
  5. Assegurar que os recursos necessários para o Sistema de Gestão da Qualidade estejam disponíveis;
  6. Comunicar da importância de uma gestão da qualidade eficaz e de estar conforme com os requisitos do sistema de gestão da qualidade;
  7. Assegurar que o sistema de gestão da qualidade alcance seus resultados pretendidos;
  8. Engajar, dirigir e apoiar as pessoas a contribuir para a eficácia do sistema de gestão da qualidade;
  9. i) promovendo melhoria;
  10. Apoiar outros papéis pertinentes da gestão a demonstrar como sua liderança se aplica às áreas sob sua responsabilidade.

5-Quais conhecimentos a organização precisa ter?

A organização precisa conhecer seus processos e projetos ao ponto de determinar o conhecimento necessário para a operação de seus serviços a fim de   alcançar a conformidade empresarial. Esse conhecimento deve ser mantido e estar disponível.

Ao abordar necessidades e tendências de mudanças, a organização deve considerar seu conhecimento no momento e determinar como adquirir ou acessar qualquer conhecimento adicional necessário as atualizações. Mas como fazer isso?

  1. fontes internas

Exemplo:  propriedade intelectual; conhecimento obtido de experiência; lições aprendidas de falhas e de projetos bem-sucedidos; captura e compartilhamento de conhecimento e experiência não documentados; os resultados de melhorias em processos, produtos e serviços.

2.Fontes externas

Exemplo: normas, academia, conferências; compilação de conhecimento de clientes ou provedores externos.

6- Quais as competências necessárias a uma organização para implementar a ISO 9001?

A organização deve:

  1. determinar a competência necessária de pessoa(s) que realize(m) trabalho sob o seu controle que afete o desempenho e a eficácia do sistema de gestão da qualidade;
  2. assegurar que essas pessoas sejam competentes, com base em educação, treinamento ou experiência apropriados;
  3. onde aplicável, tomar ações para adquirir a competência necessária e avaliar a eficácia das ações tomadas;
  4. reter informação documentada, apropriada como evidência da competência.

    7- O que um bom sistema de gestão deve possuir?

Um bom sistema de gestão da qualidade deve possuir basicamente:

  1. As informações documentadas requeridas pela Norma ISO 9001
  2. Informações documentadas determinadas pela própria organização úteis para a eficácia do sistema de gestão da qualidade. Como:
    1. Porte da organização
    2. tipo de atividades,
    3. processos,
    4. produtos e serviços;
    5. a complexidade de processos e suas interações;
    6. a competência dos colaboradores.

 

8.Enfim, quais são os benefícios para a organização com a certificação ISO 9001?

Os benefícios potenciais para uma organização pela implementação de um sistema de gestão da qualidade são:

  1. a) A capacidade de prover consistentemente produtos e serviços que atendam aos requisitos do cliente e aos requisitos estatutários e regulamentares aplicáveis;
  2. b) Facilitar oportunidades para aumentar a satisfação do cliente;
  3. c) Abordar riscos e oportunidades associados com seu contexto e objetivos;
  4. d) A capacidade de demonstrar conformidade com requisitos especificados de sistemas de gestão da qualidade.

    9-Qual é o custo da certificação ISO 9001?

As empresas precisam considerar as seguintes despesas para o projeto:

  1. Treinamento de Interpretação da Norma,
  2. Consultoria de implementação
  3. Auditoria externa.

A consultoria de implementação não é um item obrigatório mas é de fundamental importância para a empresa evitar surpresas indesejadas no dia da auditoria externa.

É difícil prever o custo para uma empresa obter a sua certificação, mas pode variar de R$15 mil para uma microempresa a até mais de R$100 mil para uma grande corporação. Isso considerando todos os custos envolvidos no processo.

É importante destacar que:  o valor investido para a certificação vai depender do método de implementação, entre outras variáveis.

10-Qual são as alternativas para a contratação de uma consultoria de implementação?

As alternativas para contratação de consultorias são:

Método convencional: onde o consultor visita à empresa presencialmente. Cada visita tem um custo onde é incluído o custo de deslocamento e hospedagem. O valor geralmente é muito elevado devido aos gastos de logística e do profissional de consultoria.

Ou

Consultoria online: método onde empresas se disponibilizam para implantar o sistema sem necessitar de deslocamento constante dos consultores. Parte do processo é realizado por ferramenta de gestão e com visitas pontuais do consultor.

Contratar uma empresa especializada em consultoria online para implementação da ISO 9001 contribui para reduzir o custo da certificação.

11- Quais as vantagens de uma consultoria online?

As vantagens associadas à contratação de uma consultoria online são:

  • Renovação – a consultoria traz para a empresa um conhecimento profundo e aplicado sobre o assunto, uma vez que adquiri experiência em outros clientes;
  • Disponibilidade – o consultor dedica-se dentro do prazo estipulado do contrato;
  • Neutralidade – os consultores estão preocupados em gerar resultados e não em concorrer por cargos na empresa;
  • Tempo – como é definido prazo para a implantação do sistema entre o consultor e a empresa isso faz com que tudo fique mais rápido para ser esclarecido e resolvido;
  • Foco – o consultor consegue diagnosticar rapidamente os problemas da empresa;
  • Escopo – por trabalharem com projetos e objetivos, o consultor facilita o controle e garante o sucesso, uma vez que torna o entendimento claro do escopo;
  • Iniciativa – a atuação a consultoria de gestão é mais racional e as tomadas de decisões são mais fáceis.

A consultoria online comparada a consultoria presencial pode custar até 60% menos do valor normal. Isso ocorre porque pela consultoria online evita-se gastos com logística, hospedagem, alimentação e com as horas dos consultores. Parte do processo pode ser feito online, tornando a implementação prática, rápida e com baixo custo.

12-Qual o prazo final para a migração da 2008 para a 2015?

A ISO estabeleceu um prazo de 3 anos para que as empresas migrem para a nova versão e este prazo começou a contar a partir da publicação norma, que foi publicada em setembro de 2015. Desta forma, o prazo máximo para transição para a ISO 9001:2015 é até setembro de 2018.

13- Por que a transição para ISO 9001:2015 deve estar no topo da sua lista de prioridades?

Quanto mais cedo for iniciado o processo de transição, melhor! as mudanças necessárias para a migração, levam  tempo bem como a capacitação e conscientização dos colaboradores. Isso sem falar de alguma potencial necessidade de correção dos processos e consequentes ações corretivas.

Não deixar para a última hora é a melhor estratégia para evitar transtornos!

14- Afinal o que é uma não conformidade?

Em primeiro lugar tenha em mente que na ISO 9001 as formas verbais tem significados específicos, como:

 “deve” indica um requisito

“pode” (may/can) indica permissão/possibilidade ou capacidade.

Assim, o não atendimento a um requisito é definido como uma não conformidade, ou seja, quando a empresa não opera de acordo com os requisitos, considera-se que ela não está em conformidade com a ISO 9001.

Este requisito não necessariamente precisa estar definido apenas na norma ISO, podendo ser também um requisito do cliente, um procedimento interno ou ainda a falha em atender a um requisito legal, que quando não cumprido, se torna uma não conformidade.

15- O que fazer para manter a organização livre de não conformidades? 

Mais importante do que criar estratégias que irão corrigir as não conformidades, é ter um bom planejamento estratégico, alinhado com as ações, objetivos e metas da empresa, a fim de prever situações que poderão apresentar-se como um problema posteriormente.

Conheça algumas ações que auxiliarão sua empresa a se manter em conformidade com seus processos.

Defina metas claras e reais

a partir do planejamento estratégico é possível analisar, observar e entender o funcionamento da empresa. Portanto, ao se organizar metas claras e reais, é possível enxergar melhor os fluxos de processo com mais detalhes, e assim, perceber onde podem ocorrer ou onde já existem não conformidades. É importante também estipular, no planejamento estratégico, itens que permitam a análise das não conformidades, como um plano de ação, por exemplo.

Use de ferramentas de apoio

as ferramentas da qualidade atuarão nas suas causas fundamentais, eliminando, revendo, verificando e registrando as não conformidades e conduzindo a sua análise.

Adote uma atitude corretiva

Com a análise da origem e causa das não conformidades é possível se preparar para evitar problemas sistêmicos. Ou seja, a empresa segue seu curso normal, sem gastar tempo e recurso em correções.

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